Em tempos de altas informações, nenhuma empresa pode sobreviver sem compliance – um conjunto de procedimentos, políticas e normas adotados por uma organização para garantir que suas atividades sejam realizadas em conformidade com as leis, regulamentos, diretrizes e normas aplicáveis. Seu objetivo principal é prevenir, detectar e responder a violações legais, regulatórias e éticas, minimizando riscos e protegendo a integridade da organização, além de garantir o tratamento adequado e armazenamento seguro dos dados, protegendo os direitos dos envolvidos.
O compliance, que envolve o cumprimento de normas e regulamentos, assegura que as práticas empresariais estejam alinhadas com as exigências legais e regulatórias. No contexto de processos de negócios, isso significa implementar controles rigorosos para proteger dados sensíveis e evitar exposições indesejadas.
Por isso, ferramentas de gerenciamento de processos desempenham um papel crucial na automação e monitoramento desses controles de compliance. Essas ferramentas ajudam a identificar e corrigir configurações incorretas ou inseguras, oferecendo uma visibilidade abrangente das configurações das aplicações críticas.
Além disso, com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) em vigor, as empresas precisam comprovar o comprometimento com a segurança e a integridade dos dados de clientes, funcionários e parceiros. Essas informações podem constar em cadastros, mailings, pesquisas, relatórios, contratos e outros meios.
De acordo com o executivo Rodrigo Vaca, CMO do Qntrl, estar em compliance com a LGPD significa adequar a rotina e os processos ao texto da lei e, assim, inserir a empresa nessa nova cultura organizacional. Essa adequação garante maior segurança para todos os envolvidos, além de benefícios para as empresas. “A tecnologia pode ser uma grande aliada nesse processo, e o Qntrl possui funcionalidades específicas que ajudam as empresas a manterem a conformidade e a protegerem os dados com eficiência.”
Ele ainda complementa dizendo que a tecnologia pode ser uma poderosa aliada na proteção e gerenciamento de dados, quando utilizada com as ferramentas certas e uma abordagem proativa. Em vez de ser uma vilã, a tecnologia, através de soluções como o Qntrl, oferece funcionalidades que aprimoram a segurança e o controle sobre o uso de dados.
“O Qntrl, por exemplo, possibilita uma gestão eficaz de processos e compliance, automatizando a identificação de riscos e garantindo que as práticas estejam em conformidade com as normas estabelecidas. Com recursos como monitoramento em tempo real e ajustes de configuração ágeis, o Qntrl assegura que os dados sejam utilizados de maneira segura e conforme as políticas de segurança, transformando desafios em oportunidades de fortalecimento da infraestrutura de segurança das organizações”.
Rodrigo Vaca dá algumas dicas de como o compliance ajuda a reduzir os riscos ligados à segurança de dados:
Faça um mapeamento dos fluxos de dados
Identifique as operações internas que estão relacionadas à captação e ao tratamento de dados pessoais de clientes, funcionários e parceiros.
Organize os dados que foram levantados
Após mapear as operações que envolvem dados pessoais, é preciso analisar esse material e classificá-lo de acordo com a relevância e a finalidade. Aproveite para eliminar informações duplicadas, inválidas ou que não são usadas pela empresa.
Tenha políticas de proteção de dados
Para estar de acordo com a LGPD, também é imprescindível que a empresa estabeleça políticas de proteção de dados pessoais para manter as informações seguras. Essas diretrizes devem ser informadas tanto para o público interno (funcionários) quanto para o externo (clientes e parceiros).
Revise os termos e políticas
Caso a empresa tenha elaborado termos de uso, políticas de privacidade e contratos antes da LGPD, será necessário revisar esse material para adaptá-lo às novas regras.
Envolva a equipe
Para uma empresa estar em compliance com uma determinada legislação, todos os colaboradores devem seguir as diretrizes criadas pela organização. Divulgue as informações sobre a LGPD e as ações da empresa para se adequar à lei nos canais de comunicação interna e realize treinamentos que permitam fixar essas regras e engajar os profissionais.
Escolha as ferramentas corretas
Verifique se as ferramentas que a empresa dispõe para o tratamento de dados pessoais estão em conformidade com a LGPD. O Qntrl, por exemplo, oferece funcionalidades que ajudam a manter a conformidade dos processos, como auditoria das ações executadas (histórico) e gerenciamento de permissões (definindo quem pode ver o que). Uma recomendação é a implantação de um canal de denúncias, mecanismo que contribui para identificar, investigar e combater possíveis irregularidades.
Além disso, o Qntrl facilita a conformidade ao permitir a definição clara de responsabilidades e a atribuição automática de tarefas, assegurando que os processos sejam monitorados em tempo real e de acordo com regras empresariais predefinidas. A plataforma também possibilita a participação de usuários externos sem custos adicionais, promovendo uma gestão eficiente e responsável de compliance dentro da organização. Com funcionalidades avançadas de atribuição de tarefas, o Qntrl garante que todos os processos atendam aos padrões de conformidade estabelecidos.
Segundo Rodrigo Vaca, a análise de riscos traz diversas vantagens para as organizações, uma vez que aumenta a estabilidade dos negócios, cria um ambiente de trabalho mais seguro e protegido das interferências externas e permite uma tomada de decisão mais informada. “Além disso, identifica potenciais ameaças e lacunas de segurança, protege os ativos da empresa e ainda auxilia na demonstração de conformidade, reduzindo assim os riscos legais – daí a necessidade de contar com uma tecnologia capaz de apoiar no compliance”, finaliza o CMO.
Sobre o Qntrl
O Qntrl é uma plataforma avançada de gestão de processos de negócios, com opções de automatização e customização de fluxos de trabalho de acordo com as regras de negócio de empresas de médio a grande porte. Foi lançado em 2021 pela Zoho Corporation, uma empresa de tecnologia multinacional que fabrica softwares de computador e ferramentas de negócios baseadas na web.
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CAROLINA PALHARES
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